Personvernerklæring – informasjon om behandling av personopplysninger

1. INNLEDNING 

 

Jernbanepersonalets forsikring gjensidig (Jfg) behandler personopplysninger som tilbyder av forsikringstjenester. Dette dokumentet inneholder informasjon om hvordan forsikringsselskapet behandler opplysninger om deg og hvilke rettigheter du har etter gjeldende personvernregler.

 

Jfg behandler personopplysninger til følgende formål:

 

  • Kundeadministrasjon, fakturering og gjennomføring av forsikringsavtaler.

  • Markedsføring og rådgivning innen forsikringsprodukter

  • Behandling av erstatningskrav og utbetale forsikringsytelser

  • Administrere interne ansettelsesforhold i forsikringsvirksomheten

  • Forebygge og avdekke straffbare handlinger i tilknytning til forsikringsvirksomheten

  • Risikovurdering og analyse for prissetting av forsikringsprodukter

  • Utarbeidelse av rapporter - internt og eksternt formål

     

    Jernbanepersonalets forsikring gjensidig v/daglig leder, Postboks 235 Sentrum, 0103 Oslo, er ansvarlig for at opplysninger om deg blir behandlet i samsvar med gjeldene regler om personvern.

     

    Behandling av personopplysninger reguleres av lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven) og Europaparlamentets- rådsforordning (EU) 2016/679 av 27.4.2016 (Senere omtalt som forordningen).

     

    2. BEHANDLINGSGRUNNLAG OG Samtykke til behandling av dine

        personopplysninger

     

    Jfg behandler nødvendige personopplysninger for å kunne oppfylle en forsikringsavtale med deg som kunde, eller for å kunne gi et forsikringstilbud etter din anmodning. Behandlingsgrunnlaget er ovennevnte forordning art. 6-1b. All behandling av personopplysninger skal skje i samsvar med den informasjon som er angitt i dette dokumentet.

     

    I noen tilfeller er det nødvendig å innhente personopplysninger basert på ditt samtykke, jf. art. 6-1a som bl.a. krever dette når man trenger å registrere sensitive personopplysninger ved salg av personforsikring. Et slikt samtykke er frivillig og du bestemmer selv om du vil oppgi de personopplysninger som samles inn og registreres. Med ditt samtykke gir du Jfg rett til å samle inn, registrere, sammenstille, lagre, overføre og utlevere opplysninger slik som angitt i dette dokumentet. Det kreves også samtykke ved markedsføring. Du har rett til å trekke tilbake samtykket til enhver tid, jf. pkt. 6.1 under. Jfg kan uten hinder av reglene om taushetsplikt og ditt samtykke, utføre behandling i medhold av et annet behandlingsgrunnlag f.eks. slik som angitt i pkt. 4.5 – 4.9

     

    3. Innhenting og registrering av personopplysninger

     

    3.1 Ved kundeadministrasjon, salg og rådgivning av forsikringstjenester

     

    I forbindelse med kundeadministrasjon, salg og rådgivning av forsikringstjenester vil Jfg innhente og registrere nøytrale personopplysninger om deg, herunder nødvendige kontaktopplysninger og fødselsnummer. Fødselsnummer er nødvendig for å oppnå sikker identifisering av deg som person.

     

    3.2 Ved etablering av avtale om forsikringstjenester

     

    Ved etablering av avtaleforhold vil Jfg registrere fødselsnummer og nødvendige opplysninger for administrasjon av forsikringsavtaleforholdet, herunder blant annet opplysninger om forsikret objekt/risiko, sikringstiltak, dekningsomfang, og eventuelle opplysninger om tredjepersoner som følge av deres tilknytning til forsikringen, f.eks. opplysninger om medforsikret og begunstiget o.l.

     

    Det kan innhentes fagforeningsopplysninger i tilknytning til kollektive kundeforhold uten at det innhentes samtykke fra den registrerte jfr. forordning art. 9 bokstav a).  

     

    Ved avtaleforhold i personforsikring vil Jfg innhente helseopplysninger fra lege og andre behandlere dersom dette er relevant og nødvendig for å kunne vurdere risikoen, fastsette premie og vilkår. Du vil da bli varslet, og må gi et særskilt samtykke til slik innsamling.

     

    3.3 Ved behandling av erstatningskrav og utbetaling av forsikringsytelser

     

    Ved behandling av erstatningskrav og utbetaling av forsikringsytelser vil Jfg innhente og registrere relevante og nødvendige opplysninger fra kravstiller for å avgjøre krav om utbetaling etter forsikring jf. FAL. §§ 8-1 første ledd og 18-1 første ledd.

     

    Relevant og nødvendige opplysninger kan blant annet være opplysninger om skade/forsikringstilfellet, hendelsesforløpet, skadetype, hva/hvem som er skadet, skaden, skadens omfang, skadedato, om det finnes en ansvarlig skadevolder og mulighet for regress, om det finnes andre forsikringer/ytelser som skal samordnes m.m. Hva som er relevante og nødvendige opplysninger vil være avhengig av forsikringsproduktet og ytelsen.

     

    Dersom det er nødvendig å innhente opplysninger fra en tredjeperson med taushetsplikt skal Jfg innhente et særskilt samtykke fra kravstiller. Slikt samtykke skal begrenses til det som er nødvendig på hvert trinn i saken, jf. FAL. §§ 8-1 annet ledd og 18-1 annet ledd.

     

    Jfg skal varsle kravstiller og innhente eget samtykke og fullmakt til å samle inn opplysninger om blant annet:

     

  • Inntekts- og formuesforhold fra ligningsmyndighetene
  • Inntekts- og arbeidsforhold fra arbeidsgiver
  • Ytelser og helseforhold fra Arbeids- og velferdsetaten
  • Helseforhold fra lege, sykehus, og andre behandlere
  • Forsikringer, skadeoppgjør og helseforhold fra andre forsikringsselskap/finansforetak

 

forutsatt at slike opplysninger er nødvendig for å avgjøre erstatningskravet.

 

4. Utlevering og overføring av personopplysninger

 

Alle medarbeidere i Jfg har taushetsplikt og plikter å hindre at uvedkommende får adgang eller kjennskap til opplysninger om deg.

 

4.1 Internt i konsernet

 

Jfg er en del av finanskonsernet Jernbanepersonalets bank og forsikring. Konsernet har etablert et felles konsernkunderegister som har til formål å administrere kunder, kundepleie og markedsføring av konsernets bank- og forsikringstjenester. Registeret inneholder nøytrale personopplysninger (kontaktopplysninger, fødselsnummer, produkttype, og det selskap kunden har avtale med). De nevnte nøytrale opplysninger om deg vil bli registrert i konsernkunderegisteret dersom du samtykker til dette.

 

Du kan reservere deg mot å bli registrert i konsernkunderegisteret ved å rette en skriftlig henvendelse til Jfg. Du kan også reserve deg mot markedsføring fra finanskonsernet på Min side eller ved å sende en skriftlig henvendelse til Jfg.

 

4.2 Til Forsikringsselskapenes Sentrale Skaderegister (FOSS)

 

Alle skader som registreres hos Jfg vil bli innrapportert til Forsikringsselskapenes Sentrale skaderegister (FOSS). Når et skadetilfelle meldes til Jfg skal skaden meldes til FOSS, samtidig med ordinær skaderegistrering i eget selskap. Dersom du tidligere har hatt en skade i det aktuelle selskapet, eller i et annet selskap som er medlem i Finans Norge, får Jfg tilgang til sin samlede skadehistorikk.

 

4.3 Til Nemnda for helsevurderinger (NHV)

 

Dersom ansvarlig for helsevurderinger i Jfg ikke selv kan fastsette en eventuell reservasjon, tilleggspremie eller avslag ut fra de foreliggende helseopplysninger, kan nødvendige helseopplysninger oversendes til Nemnda for helsevurdering (NHV).

 

Slik utlevering forutsetter samtykke fra den registrert på forsikredes helseerklæring og fullmakt ved søknad om forsikring.

 

4.4 Til Finansklagenemnda

 

Ved klage til og saksbehandling for Finansklagenemnda kan Jfg utlevere alle opplysninger som er relevante og nødvendig for at klageinstansen kan behandle klagen.

 

4.5 Til eksterne underleverandører av Jfg

 

Jfg kan jf. finansforetaksloven §§ 16-2 annet ledd og 9-6 første ledd overføre nødvendige opplysninger til underleverandør slik at denne kan utføre sine arbeidsoppgaver på vegne av Jfg i samsvar med gjeldende oppdrags- og databehandleravtale. Eksempler på slike underleverandører kan være takstkonsulenter, skadeoppgjørsselskap/konsulenter, advokater o.l.

 

4.6 Til andre finansforetak

 

Styret i Jfg har i medhold av firnansforetakslovens § 16-2 (3) bestemt at Jfg kan gi opplysninger til et annet finansforetak uten samtykke fra den registrerte

 

  • Ved forsikringsbedrageri eller kvalifisert mistanke om forsikringsbedrageri kan det gis opplysninger som er nødvendig for å kunne ta stilling til forholdet med mindre hensynet til den registrertes personvern taler avgjørende imot jf. Forordning 2016/679 Artikkel 6 nr 1 bokstav f.

     

  • Ved mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av en straffbar handling eller forhold som rammes av straffeloven §§ 131 til 136 a kan det gis nødvendige kundeopplysninger jf. hvitvaskingslovens § 20 annet ledd, jf. Forordning 2016/679 Artikkel 6 nr 1 bokstav e.

    4.7 Til Arbeids- og velferdsetaten (NAV)

     

    Jfg kan uten hinder av taushetsplikt beslutte at Arbeids- og velferdsetaten informeres om forhold som har medført eller kan medføre urettmessig utbetaling av trygdeytelser, jf. folketrygdloven § 21-4 b

     

    4.8 Til skattemyndighetene

     

    Jfg skal uten hinder av regler om taushetsplikt gi opplysninger til skattemyndighetene i samsvar med skatteforvaltningslovens § 7-3 og skatteforvaltningsforskriften §7-3-4. Jfg kan også gi kontrollopplysninger som kan ha betydning for noens skatteplikt etter krav fra skattemyndighetene i medhold av skatteforvaltningslovens § 10-2.

     

    4.9 Til Økokrim

     

    Jfg skal uten hinder av taushetsplikt oversende opplysninger til Økokrim jf. hvitvaskingsloven § 18 i samsvar med gjeldende rutine for etterlevelse av hvitvaskingslovens bestemmelser. Jfg skal på forespørsel gi Økokrim alle nødvendige opplysninger om transaksjonen og mistanken.

     

    5. Lagring og sletting av personopplysninger

     

    Personopplysninger vil bli lagret så lenge det er nødvendig for det formålet det er samlet inn eller behandlet for.

     

    Opplysninger om potensielle kunder (personer som har innhentet pristilbud) vil bli slettet så snart det er klart at tilbudet ikke vil bli benyttet, og senest 1 måned etter akseptfristens utløp.

     

    Opplysninger om kunde og forsikringsforhold vil bli slettet 10 år etter at kundeforholdet opphørte. Dette gjelder likevel ikke dersom vedkommende kunde fortsatt har en løpende skade eller har hatt en skade som omfattes av fjerde avsnitt.

     

    Opplysninger som gjelder skadeoppgjør vil bli slettet når erstatningskravet er bortfalt ved absolutt foreldelse, som vil være 20 år etter at skaden inntraff ved personskade og 10 år etter at skaden inntraff ved tingskade, med mindre skadesaken fremdeles er løpende eller har blitt avsluttet for < 5 år siden.

     

    Personopplysninger vil bli slettet dersom du trekker tilbake samtykket og det ikke finnes noe annet rettslig grunnlag for behandlingen. Se likevel pkt. 6.4.

     

    6. Dine rettigheter

     

    Behandling av personopplysninger reguleres av lov om behandling av personopplysninger (Personopplysningsloven) og Europaparlamentets- rådsforordning (EU) 2016/679 av 27.4.2016.

     

    Dine personopplysninger skal behandles i samsvar med gjeldende personvernregler. Jfg er forpliktet til å informere om dine rettigheter som registrert. Dersom du vil utøve dine rettigheter, må du sende en skriftlig henvendelse til Jfg og angi ditt rettighetskrav. Jfg plikter å svare på henvendelsen innen en måned. Behandlingsfristen kan forlenges med ytterligere to måneder ved behov.

     

    I det følgende gis informasjon om hvilke rettigheter du har når Jfg behandler dine personopplysninger:

     

    6.1 Rett til å trekke tilbake samtykket - jf. artikkel 7 nr. 3

     

    Du kan til enhver tid trekke tilbake samtykket som gir Jfg rett til å behandle dine personopplysninger. Beslutningen om å trekke tilbake samtykket påvirker ikke lovligheten av den behandling som er utført før samtykket trekkes tilbake. Tilbakekall av et samtykke har heller ikke virkning for opplysninger som kan behandles i medhold av et annet behandlingsgrunnlag, f.eks. behandling som angitt i pkt. 4.5 – 4.9.

     

    6.2 Rett til innsyn og informasjon om behandlingen – jf. artikkel 15

     

    Du har rett til å kreve innsyn i dine personopplysninger, og kan kreve informasjon om formålet med behandlingen, hvilken kategori personopplysninger som er registrert, hvem som har mottatt eller fått utlevert opplysningene, og hvor lenge det forventes at opplysningene vil bli lagret.

     

    Retten til innsyn og informasjon gjelder ikke for opplysninger som det er påkrevd å hemmeligholde av hensyn til forebygging, etterforskning, avsløring og rettslig forfølgning av straffbare handlinger. Retten omfatter heller ikke opplysninger som det må anses utilrådelig at du får kjennskap til av hensyn til din egen helse eller forholdet til personer som står deg nær, eller for opplysninger som i lov eller i medhold av lov er underlagt taushetsplikt.

     

    6.3 Rett til korrigering og komplettering – jf. artikkel 16

     

    Du har rett til å kreve opplysningene om deg selv korrigert/rettet dersom disse er uriktige. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert. Korrigering eller komplettering skal skje uten ugrunnet opphold.

     

    6.4 Rett til sletting – jf. artikkel 17

     

    Personopplysninger skal slettes dersom du trekker tilbake samtykket og det ikke finnes noe annet rettslig grunnlag for behandlingen. Sletting skal skje uten ugrunnet opphold. Opplysningene kan likevel ikke slettes dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som Jfg er underlagt, eller dersom Jfg er pålagt behandlingen i allmenhetens interesse eller ved utøvelse av offentlig myndighet. Opplysningene kan heller ikke slettes dersom behandlingen er nødvendig for å gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

     

    6.5 Rett til begrenset behandling – jf. artikkel 18

     

    Du kan kreve at behandlingen begrenses i en periode dersom du bestrider riktigheten av opplysningene, behandlingen er ulovlig og du motsetter deg sletting, eller dersom Jfg ikke trenger opplysningene til sitt formål, og du har behov for disse til behandling av et rettskrav.

    Du kan også krev begrenset behandling i påvente av kontroll dersom du har gjort innsigelser mot behandlingen i henhold til artikkel 21 nr 1.

     

    6.6 Opplysningsplikt ved korrigering og sletting – jf. artikkel 19

     

    Jfg plikter å underrette enhver mottaker som har fått utlevert personopplysninger, om enhver korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensnings av behandlingen som nevnt i pkt. 6.3 – 6.5, med mindre dette er umulig eller krever en uforholdsmessig stor innsats. Du har rett til å få opplyst hvem som er underrettet dersom du ber om det.

     

    6.7 Retten til dataportabilitet – jf. artikkel 20

     

    Hvis behandlingen baserer seg på kontrakt eller samtykke, har du rett til å motta opplysninger om deg selv, som du selv har gitt Jfg, og å overføre disse til andre. Opplysningene skal være i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format. Dersom det er teknisk mulig kan du kreve at Jfg overfører personopplysningene direkte til et annet finansforetak.

     

    6.8 Retten til å protestere – jf. artikkel 21

     

    Du har rett til å protestere mot behandlingen av personopplysninger. Retten gjelder behandlingen som foretas på grunnlag av samtykke, eller er basert på en interesseavveining jf.  artikkel 6 nr. 1 bokstav f, herunder ved profilering basert på slikt grunnlag.

     

    6.9 Retten til å klage til tilsynsmyndigheten – jf. artikkel 13 nr. 2 bokstav d.

     

    Personvernreglene skal verne enkeltpersoner mot at personopplysninger blir behandlet på en måte som krenker deres personvern. Dersom du mener at Jfg behandler dine personopplysninger i strid med gjeldende personvernregler eller at dine rettigheter etter personvernreglene blir krenket, kan du sende en skriftlig klage til Datatilsynet, Postboks 8177 Dep., 0152 Oslo. Datatilsynets vedtak kan påklages videre til Personvernnemda.

     

    Jfg har oppnevnt et personvernombud. Før du eventuelt klager til Datatilsynet oppfordres du først til å sende en skriftlig henvendelse til personvernombudet i Jfg. Se pkt. 7.

     

    7. Personvernombud

     

    Jfg har eget personvernombud. Du kan ta kontakt med personvernombudet angående alle spørsmål om behandling av dine personopplysninger hos Jfg. Personvernombudet kan også svare på spørsmål om dine personvernrettigheter etter gjeldende personvernregler.

     

    Kontaktopplysninger til personvernombudet hos Jfg:
    e-post: personvern@jfg.no                         

    telefon: +47 97 77 80 33